参加者の満足度を高める、イベント受付・誘導の3つのポイント

2025.11.13

イベント

突然ですが、皆さまはイベント運営の「受付」や「誘導」を、どのように位置づけていらっしゃいますか？

現場では“おもてなし”の気持ちは十分にあるものの、忙しさのあまり「参加者をさばく作業」になってしまうこともあるのではないでしょうか。
しかし、実はそこにこそ“満足度を左右する鍵”があります。

参加者が会場に到着してから本編が始まるまでの「最初の体験」は、イベント全体の印象を決定づける重要な瞬間です。
そしてその印象は、スタッフの対応や動線づくりなど、参加者が会場を後にする瞬間まで続いていきます。

豪華なゲストや演出ももちろん大切ですが、受付が滞ったり、会場内で迷ってしまったりすると、参加者の期待値は一気に下がってしまいます。

今回は、事務局や受付を経験してきた立場から、「たかが受付、されど受付」という視点で、参加者満足度を高める3つの工夫を紹介します。
特別な設備やコストをかけずに、少しの工夫で“イベントの印象”を変えるヒントです。

「参加者にとって“満足できるイベント”とは何か？」――数字では見えても、その要因までは見えづらい。
そんな漠然とした疑問を持っている方にこそ、ぜひ読んでいただきたい内容です。

この記事で取り上げる場面

本記事では、事務局や運営チームがあり、受付や誘導を複数のスタッフで行うイベントを想定しています。
イベントの形や規模はさまざまですが、参加者を迎える基本の考え方は共通しています。
どんな現場にも取り入れられるヒントとして、ぜひご覧ください。

こんな方におすすめです

満足度を上げたいが、どこから改善すればいいか分からない方
受付や誘導を、もう少しスムーズにしたいと感じている方
情報共有や役割分担の抜け漏れを減らしたいと感じている方

ポイント1：参加者の流れを止めない“受付フロー”設計のコツ

参加者が最初に感じやすいストレス――それは「待ち時間」です。
受付がスムーズに進むだけで、「このイベントは運営がしっかりしている」という信頼感につながります。

現場で意識すべきは、「流れを止めない」こと。
受付で一度でも行列や滞留が生じると、参加者の“安心感”が失われやすく、その後の体験評価にも影響します。
そのために、次の準備が欠かせません。

受付レーンの最適化

参加者数に応じてレーンを十分に確保し、「事前登録者用」「当日受付用」など用途を明確にします。
人数が割り振れるようなら「QRコード確認」「名札お渡し」などさらに役割を分けることで、一人が複数作業を抱えず、流れを止めません。

代替手段の確保

QRコードでの受付が増えていますが、機材トラブルはつきものです。
「氏名検索でのチェックイン」ができるよう、PCや紙リストを必ず準備しておきましょう。

現場で感じたこと

受付は運営全体の“最初の関門”であり、混雑すれば会場内の雰囲気にも影響します。
少し余裕をもたせた配置や役割分担を意識するだけで、スタッフの表情や声かけにも落ち着きが生まれ、参加者の安心感につながります。

ポイント2：参加者を迷わせない「誘導サイン」と「声かけ」のコツ

初めて訪れる会場では、参加者は「次にどこへ行けばいいのか」と不安を感じがちです。
案内が分かりやすいだけで、参加者は安心して移動でき、全体の印象も良くなります。
わかりやすい案内は、それだけで“おもてなし”の一部です。

視認性の高いサイン計画

「受付はこちら」「A会場」「お手洗い」など、誰が見ても一目でわかるデザインを。
会場図だけでなく、分岐点ごとに矢印付きのサインを設置するのが効果的です。
また、参加者の目線や動線に合わせて、どの位置に置けば最も見やすいかを事前に確認しておくことも大切です。

スタッフによる声かけ

サインだけでは限界があります。キョロキョロしている方を見かけたら「何かお探しですか？」と声をかける。
これこそが、紙では伝えられない“血の通った案内”です。

サインと声かけは、どちらか一方ではなく互いを補い合う“案内の両輪”。
参加者が迷う前に届くサポートが、満足度を支える土台になります。

現場で感じたこと

声をかけた参加者に「助かったよ」と笑顔をもらう瞬間ほど嬉しいことはありません。
一人の声かけが、会場全体の空気をやわらげることもあります。
チームで意識を共有し、積極的に声をかけていきましょう。

ポイント3：トラブルを防ぐ“事前準備”と“情報共有”のコツ

どんなに綿密に計画しても、当日の想定外は起こります。
トラブルが起きたときに参加者を不安にさせないのは、事前に備えていたスタッフの落ち着いた対応です。
そのために重要なのが、「誰が」「何を」「どこまで」対応できるかを全員が把握しておくことです。

チーム全員が同じ情報を持つことが、円滑な対応と信頼関係づくりの第一歩です。
受付や誘導を円滑に進めるためのチームづくりや準備の流れについては、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
→ イベント受付運営の基本：慌てないチームづくりと準備の流れ

FAQの作成と共有

「Wi-Fiのパスワード」「喫煙所の場所」「タイムテーブル」など、よくある質問を一覧化。
各スタッフがすぐに確認できるよう、紙や共有ファイルで配布しておきます。

役割分担と連絡フローの明確化

「備品担当は〇〇さん」「体調不良者は△△へ報告」など、担当と緊急対応経路を事前に整理。
15分でもよいので、全員での最終確認ミーティングを行うことが重要です。

現場で感じたこと

現場で起きる“ヒヤリハット”の多くは、情報共有の不足から生まれます。
管理者・ディレクターの方が全体確認の時間を確保してくださるだけで、現場の安心感がまったく違います。
チーム全員が同じ情報を持つことが、円滑な対応と信頼関係づくりの第一歩です。

終了後こそ大切にしたい“見送り”と“振り返り”の時間

イベントは、参加者をお迎えした瞬間から、見送りの一言までが「体験」です。
どんなに本編が素晴らしくても、最後に出口で迷ったり、スタッフの姿が見えなかったりすると、印象が薄れてしまいます。

終了後こそ、“最後の満足度”を左右する時間です。
退場口にスタッフを配置し、「お疲れさまでした」「お気をつけてお帰りください」と一言添えるだけでも、参加者の気持ちは温かくなります。
最後の印象が良ければ、参加者の“記憶のピーク”がポジティブに残り、イベント全体への満足度も高まります（ピークエンドの法則）。

そしてもう一つ大切なのが、現場で得た気づきをチームで「残す」ことです。
運営後のミーティングでは、「うまくいった声かけ」や「現場で助かった工夫」を一人一つずつ共有してみましょう。
こうした小さな工夫の数々は、目に見える数値には表れませんが、確実に次の現場を強くします。
10分でも構いません。小さな気づきを言葉にすることが、次回の配置や動線づくりをスムーズにし、チーム全体の“気づく力”を育てていきます。