どんなに準備を重ねても、最初の数分で印象が決まる。 
イベント当日の顔となるのが、受付です。 
その印象がイベント全体の雰囲気を左右することもあります。 

けれど、毎回なんとなく当日を迎え、準備をしながらバタバタと始まってしまう―― 
そんな経験、思い当たる方も多いのではないでしょうか。 

「とりあえず集まって、説明してから動く」「なんの情報もないまま、当日のメンバーで苦労して乗り切った」……。 
どうにか回ってはいるものの、“何とか終えたけれど大変だった”という感覚が毎回残る。 
実は、そこにこそ改善の余地があります。 

筆者自身も、大小さまざまな現場で受付や総合案内を担当してきました。 
規模や内容が違っても、どの現場にも共通しているのは、 スムーズな受付運営には“流れ”があるということです。 

本記事では、受付チームが慌てず動けるための準備と当日の流れを、現場経験をもとに整理します。 

受付は“当日”からではなく、“準備の流れ”から始まる

「受付」と聞くと、会場で来場者を迎える仕事を思い浮かべる方が多いでしょう。 
けれど、実際にはその前から、静かに準備が始まっています。 

当日になって「資料が足りない」「動線がわからない」と慌てるのは、決して珍しいことではありません。 
そんな“その場しのぎ”を防ぐために役立つのが、受付チーム専用の簡易説明書です。 

イベント全体の運営マニュアルとは別に、 
受付スケジュール・お渡しする物・よくある質問など、受付に関わる要点だけをまとめておきます。 
すべてを完璧に書き込む必要はありません。 
大切なのは、チーム全員が“おおまかな流れ”を事前に共有できていることです。 

「当日動きながら決める」ではなく、「動く前に一度イメージする」。 
たったそれだけで、受付の現場は落ち着きと一体感が生まれます。 

また、来場者の属性（一般・招待・プレスなど）が複数ある場合は、 どの受付窓口を設けるかをあらかじめ整理しておくことも大切です。 
イベントによっては、来場者の動線や案内内容が異なるため、 「どの窓口に誰を配置するか」まで簡単に決めておくと、前日の準備がぐっとスムーズになります。 

サインや名札などの印刷物をまとめて発注する際に、 窓口ごとの表示内容もあわせて確認しておくと安心です。 
事前の整理ができているだけで、当日の受付まわりの混乱を大きく減らせます。 

前日仕込みで8割が決まる

前日の準備は、受付チームの完成度を左右する大切な時間です。 
机を並べたり備品を出したりするだけでなく、 「お客様を迎える準備を整える日」として過ごすと、当日の動きがぐっとスムーズになります。 

まずは、次の3つを基本に整理しておきましょう。 

• 動線確認（下見） 
• 備品の配置と動作確認（セットアップ） 
• リハーサルでの最終チェック 

全体の下見をする 

会場に入ったら、まずは全体の導線を確認します。 
受付エリアがどこにあり、来場者がどんな流れで移動してくるのか。 
立て看板の位置や見え方もこの段階でざっくりとすり合わせておくと安心です。 

特に「お手洗い」「昼食がとれる場所」「クロークの位置」など、 
来場者から聞かれる頻度が高い場所は、実際に歩いて確かめておきましょう。 

規模によっては、会場が複数ホールや別棟に分かれている場合もあります。 
口頭で説明する際にどう伝えるのがわかりやすいか、このタイミングで考えておくと当日慌てません。 

空き時間にスタッフが個別で確認しておく運用もありますが、 
経験上は、受付ディレクターを中心に前日仕込みメンバー全員で一度まわるのがおすすめです。 
全員が同じ光景を共有できるだけでなく、 「ここに案内サインを追加した方がいいかも」「思ったよりここの動線狭いな」など、 現場でしか出てこない気づきが得られます。 

セットアップで基礎を整える  

次は、受付カウンター周辺のセットアップ(設営)です。 
机やサイン、パーテーション、備品の配置を整え、動線を実際に“形にする”段階です。 

デスク上に出す備品・出さない備品を問わず、「何をどこに置くか」をここで決めてしまいましょう。 
前日は使わないからといってそのままにしておくと、 当日になって「どこいった？」「あれってもう戻した？」と探す時間が増え、現場が混乱しがちです。 
(特に文房具類。箱ごとどこかにいなくなります。養生テープも“急に姿を消す常連”です。) 

複数の受付窓口がある場合は、サインの位置やデスクの間隔を確認し、 来場者の流れが交差しないようにレイアウトを調整しておきましょう。 

プリンターやWi-Fi、LAN接続など、動作確認が必要な機器はこのタイミングで接続・テストを行います。 前日に1回、当日朝にもう1回テストをしておくのが理想です。 

可能な限りすべてを「前日に整えておく」ことが、最大のトラブル回避策です。

リハーサルで最終チェック 

セットアップが完了したら、実際の導線を使って受付リハーサルを行いましょう。 
チームの数名に来場者役をお願いし、来場者としての視点と受付スタッフの視点の両面から確認します。 

入場→受付→会場内への流れを一度通してみると、 受付作業の効率や案内表示の見づらさなど、机上では気づけなかった点が浮かび上がります。 

混雑が予想される場合は、列の伸ばし方を想定して、パーテーションの位置や誘導スタッフの立ち位置を再調整しておきましょう。

リハーサルは一見時間がかかるように思えますが、 実際は当日の慌てごとを防ぐ“先取りの時間”です。 
「この一手間が当日の安心を生む」と思って臨み、気になった点はどんどんブラッシュアップしていきましょう。 

当日の受付運営

ここまで準備が整っていれば、当日の朝は落ち着いてスタートできます。 
開場直後はどうしても人と情報が一気に動きますが、 事前の共有や確認ができていれば、チーム全体が同じ方向を向いて動けます。  

受付を明確にする 

来場者の属性（一般・招待・プレスなど）によって案内内容が異なる場合は、 窓口をあらかじめ分けておくことが大切です。 

「どこに並べばいいかわからない」という不安を減らすだけで、 来場者が感じる印象は大きく変わります。 

案内表示を立てるだけでなく、最初の呼びかけ（声かけ）の位置も決めておくとスムーズです。 

また、来場者が迷いそうな場面では、「〇〇の受付はこちらです」など、 先に声をかける“能動的な案内”を意識しましょう。 
ちょっとした一言が混雑防止にもつながります。 
 

 記録を残しておく 

受付対応中に受けた問い合わせは、簡単なメモでも構いません。 
どんな質問が多かったかを残しておくことで、次回の改善につながります。 

特に、同じ質問が複数回あった場合は、 
・サインの設置位置を変える 
・公式サイトやSNSでの事前案内を強化する 
などの具体的な対策を考えるきっかけになります。 

拾得物は、リストと写真で管理しておくと安心です。 
返却時には本人確認を必ず行い、やり取りの記録も残しておきましょう。 

 ちょっとした記録でも、後日の問い合わせ対応や報告書作成で大きく役立ちます。  

チームで振り返る

業務終了後に数分でも構いません。 
チームで「今日よかったこと」「明日変えた方がいいこと」を共有する時間を設けると、 
次の日の動きが格段にスムーズになります。 

そのときに出た意見や改善案は、「明日の朝のブリーフィングで再確認」とメモを残しておくのがおすすめです。 
こうした小さな積み重ねが、最終日までの安心感につながります。 

終了後に残すもの

イベントが終わると、どうしても「片づけモード」になってしまいます。 
チームでの簡単な振り返りが終わったら、次は“記録として残す”段階です。 
受付業務こそ、その日のうちの記録が最も大切です。 

慌ただしい撤収のなかでも、ほんの数分で構いません。 
その日あった出来事を思い出しながら、気づいたことを簡単に書き留めておきましょう。 

たとえば、 

• どんな問い合わせが多かったか 
• どの時間帯に混雑が集中したか 
• 翌日以降や次回開催に活かせそうな工夫はあったか 

この3点だけでも十分です。 

数行のメモが、次の担当者にとっては“道しるべ”になります。 

さらに可能であれば、拾得物の管理表や問い合わせのログなどを、 フォルダやクラウド上で共有しておくと、次回の準備にすぐ活かせます。 

「終わり方」も次への準備の一部。 

ここまでを丁寧に残すことで、受付チームの経験が組織の財産になります。 

まとめ

受付運営は、当日だけの仕事ではありません。 
事前準備から前日の仕込み、当日の流れ、そして振り返りまで。 
一つひとつの段階を整理しておくことが、“慌てない現場づくり”につながります。 

受付は、来場者が最初に出会う「イベントの顔」です。 
だからこそ、どんな規模の現場でも“流れを見える化”しておくことが、 チーム全体の安心と信頼を支える基盤になります。