最近ではイベント参加受付をする際、Web受付を利用する企業も増えてきましたが、コンプライアンス・個人情報の問題等でアナログ受付をせざるおえない場合もあり、事務局を設けて受付運営をする企業さんも少なくないでしょう。

こちらの記事はイベントの参加受付を自社のマンパワー不足により運営スタッフを派遣会社に委託し、運営受付をする企業運営担当者向けの記事になります。

弊社が気を付けていることを共有します。

｜参考業務内容

■ 業務内容…電話orメールで受付→リスト化→受付完了案内（電話orメール）

■ 場所…社内”特設” or 貸し会議室を借りる

｜目次

1. 適任者選定
2. 運営マニュアル作成
3. 備品準備
4. スタッフモチベーション

｜1.適任者選定

イベント事務局運営を円滑に回すためには今回の業務に対して得意なスタッフで組織することが重要です。

私たちは登録スタッフに声をかけますが、ほとんどの企業ではイベント会社・派遣会社に依頼する方が多いではないでしょうか？

今回の業務に対して登録スタッフに連絡する際、以下の条件で連絡をします

・電話対応が得意な方

・PC入力作業（Excel）が得意な方

・ダブルチェック業務が得意な方

欲を言えば全てが完璧な方が望ましいが、予算だったり、登録スタッフのスケジュールもあるのでなかなか集まらないのが現状。

｜2.運営マニュアル作成

運営マニュアルを作成するメリットは以下です。

　1.業務統一ができる

　2.OJT時間の削減ができる

　3.注意事項共有ができること

　2-1業務統一

業務統一するメリットは言うまでもありませんが、効率を上げる・ミスをなくすためです。

しかし、自社の社員さんでは口頭で言ったことを確実に遂行してくれるかもしれませんがアウトソーシングすると様々な方が派遣されます。派遣されるスタッフも他の派遣先で運営マニュアルを用意されていることが多いことから今回も運営マニュアルがあるていで来られます。

　2-2 OJT時間の削減ができる

運営マニュアルをデーターで事前に渡しておくことで派遣スタッフが概要を頭に入れてきてくれます。

しっかりOJ Tできる時間が確保できていればいいですが、実際現場はそうはいかないことが多いです。

業務内容しっかり説明されないまま、業務をしているとスタッフの方も不安で良いパフォーマンスができない。

　2-3注意事項を共有

社内では当たり前の事でも、派遣スタッフからすると当たり前ではないこともたくさんあります。

例えば喫煙所、利用可能トイレ等

｜3.備品準備

備品の準備はモレなく用意することで円滑に業務を進めることできます。

しかし、実際に業務が始まってから準備モレに気づくコトが多いのが現状。業務にも支障がでますが派遣できているスタッフさんたちからも「ここは大丈夫？」と不安にさせないためにも確実に準備をする。

インターネット、PC, プリンター、付箋、ペン、お弁当

｜4.スタッフモチベーション

ここで気をつける事は

　4-1担当者指示の統一

　4-2スタッフ全員にまんべんなく業務をしてもらう

　4-3パワハラ

　4-1担当者指示の統一

　指示を出す担当者が交代制で運営する場合は注意が必要です。業務がやりやすいからといって今日はこのやり方でいくとなると派遣スタッフは戸惑い、逆に業務に支障がでてしまいます。

　4-2スタッフ全員にまんべんなく業務をしてもらう

　できる派遣スタッフさんに集中的に業務をしてもらうと他の派遣スタッフさんが暇になり、組織全体のモチベーションが下がります。

　4-3パワハラ

　私たちが見ている中では一見普通の方ですが、私たちが目を離してるときは他の派遣スタッフに対して強い口調になったりでパワハラが起きているコトも実際ありました。

｜まとめ

適任スタッフを選任し、業務マニュアルで業務統一、適切な備品手配、スタッフのモチベーションを上げることにより、ホスピタリティー高い円滑な事務局を運営ができ、お客様の満足度を上げることができる。