「どこを見れば正しい情報がわかるか」をはっきりさせる時期です。
参加者が安心して行動できるようにするには、情報の“公式な集約先”を決めておくことが欠かせません。
この場合、「公式サイトを見ればすべてわかる」状態を目指すのが理想です。
情報が分散していると、参加者だけでなく運営側も対応に追われてしまいます。

参加者向けの登録案内ページ、発表者向けの募集要項、FAQなど、対象に応じた案内情報を整えていきます。
とくに「日程・費用・申込方法」など問い合わせが多い項目は、早い段階で明確にしておくと安心です。

また、受付開始に向けては、自動返信メールの文面も早めに準備しておきましょう。
登録システムを使う場合は、画面の例を交えた手順書を掲載しておくと操作系の問い合わせをぐっと減らせます。

広報担当と二重チェックしながら内容を精査。小さな誤りほど現場では混乱のもとになります。

この段階を丁寧に仕上げることで、受付開始後に寄せられる質問が減り、問い合わせ対応が一気に楽になります。

公式サイトの整備が“問い合わせ削減”につながる理由については、
🔗問い合わせを減らす方法は「公式サイト」にあるでも詳しく紹介しています。

ポイント

□募集要項、FAQの作成
□公式サイトや申込フォームの開設準備と項目整理
　→ 申込フォームでは、たとえば「参加区分を分けるか」「同伴者をどう扱うか」など、
必要項目や入力形式を整理し、受付期間も含めて検討します。
□広報チームとの内容すり合わせ・公開スケジュール調整
　→ 公開日を共有しておくと、SNSやメール配信の告知タイミングも合わせやすくなります。

3. 受付・登録準備期：参加者管理の基盤をつくる

申し込みや入金など、参加者を“正しく把握できる状態”に整える時期です。
事務局にとって、参加申込フォームの設計は重要な仕事のひとつ。
必要項目や入力形式、受付期間、自動返信メールなどを設定し、実際にテスト登録を行って不備や誤送信がないかを確認します。

同時に、名簿管理や領収書発行、入金確認といった参加者情報をどう整理していくか、フローを整えておくと安心です。
「登録が完了したら終わり」ではなく、確認→返信→記録までをひとつの流れとして扱うイメージです。

受付開始後は質問が一気に増えるため、想定される内容への回答を事前にまとめておくと安心です。
あらかじめテンプレートを用意しておけば、慌てず対応できるだけでなく、誰が返信しても同じトーンを保てます。
ログを残すためのExcelやスプレッドシートもあらかじめ作っておくと、後で対応履歴を追いやすくなります。

ポイント

□申込フォーム設計（項目／期間／自動返信内容）
□名簿・領収書・入金管理の仕組みづくり
□問い合わせマニュアルと想定質問一覧の整備（受付開始後の対応をスムーズに）

4. 関係者調整期：やり取りをスムーズに

登壇者・出展者・協賛など、多くの関係者と連携を深める時期です。
この時期に事務局が意識したいのは、「伝える」だけでなく「伝わる」連絡をすること。

登壇者だけでなく、出展者や協賛団体など、関係者ごとに確認すべき内容は異なります。
たとえばVIPやセレモニー登壇者向けのマニュアルを作る際は、「集合時間」だけでなく、会場内の導線図や登壇までの流れを図で示すと安心です。出展者には搬入出のスケジュールや、資材を事前発送できるかどうか。協賛団体にはロゴやバナーの掲載箇所など、相手にとって必要な情報を先回りして伝えることが大切です。
結果、問い合わせが減り、スタッフも説明に追われずに済みます。

資料は、共有フォルダやクラウド上で最新版を管理しておくと、「どれが最新かわからない」という混乱も防げます。

国際会議やフォーラムなど、発表審査を伴うイベントでは、「登録→査読→採択→発表準備」と段階を踏むことが多いです。
この流れを事前に共有しておくと、発表者もスケジュールを立てやすくなります。
発表者マニュアルにも、会場設備や持ち込みデータ形式など“実際に準備に役立つ情報”を盛り込みましょう。

ポイント

□関係者別の案内メールとマニュアル作成
□会場図・導線図・座席表の確定
□制作・技術・広報との共有（装飾・オンライン配信・セレモニー登壇者など最新情報を反映）

5. 現場運営準備期：迷わない仕組みを整える

「どこに何があるか」「誰がどこに立つか」を整理し、当日に迷わないように備える時期です。
現場で迷いが生じると、対応が遅れたり、スタッフ間で指示が重なったりと、トラブルの原因になりかねません。

当日が近づくと、事務局の仕事は“最終確認モード”に入ります。
目的は、現場で判断に迷わず動ける状態をつくること。
タイムテーブルや運営マニュアルを確定し、スタッフ配置や導線をチェックします。
そのうえで、名札・案内サイン・受付セットなど、当日使用する備品をチェックリストで一つずつ整えていきます。

現場でいちばん大事なのは、「誰がどこで何をしているか」が一目でわかることです。
また、もしもの時に備えて、避難経路や緊急連絡手順も併せて整理しておくと安心です。

本番の1〜2週間前を目安に、参加者へ最終案内を送付します（イベントの規模や内容によって前後します）。
このとき、受付用のQRコードや入館証、受付番号など当日提示が必要なものも一緒に案内しておくと安心です。
事前に参加者側の準備が整っているだけで、受付の混雑や問い合わせを大幅に減らせます。
迷惑メールなどで届かないケースに備え、必要に応じて再送できるよう準備しておくとより確実です。

ポイント

□スタッフ動線の確認と配置表づくり
□タイムテーブル・マニュアルの確定
□名札や案内サイン、受付セットの準備
□緊急対応（避難・救護・トラブル）の共有

現場準備の中でも、特に多くの人が関わるのが受付まわりです。
受付を中心とした当日の流れや、チームの動きを具体的に知りたい方は、こちらの記事もおすすめです。
🔗イベント受付運営の基本：慌てないチームづくりと準備の流れ

6. 当日運営期：トラブルにも落ち着いて対応する

想定外のことが起きても、慌てず対応できる仕組みを整える時期です。

参加者の遅刻や忘れ物、機材トラブルなど、現場では大小さまざまな“想定外”が起きます。
こうした場面で慌てず動けるように、あらかじめ判断ラインと共有ルールを整えておきましょう。

いよいよ本番。
受付や誘導、問い合わせ対応など、事務局の仕事は次から次へとやってきます。

現場で支えになるのが、いわば「即答ライン」、つまり判断の優先順と責任範囲をあらかじめ決めておくことです。
たとえば、「備品を追加で手配できるか」といった費用や会場との調整につながる判断は上位のディレクターに、「進行が押したときの時間調整」や「来場者対応のイレギュラー」は各セクションのリーダーにまず確認する、そして、現場スタッフはその指示のもとで動く──といった具合です。
あらかじめ決めておくと、いざというとき迷いません。

情報共有ツールを一本化しておくのも大切です。
報連相が複数経路に分かれると、現場の混乱につながります。
報告→判断→共有の流れを一つのツールにまとめておくと、伝達ミスを防げます。

ポイント

□受付・誘導・問い合わせ対応
□LINE／無線など連絡ツールの統一
□想定外トラブルへの初期対応（忘れ物・遅刻・システム不具合など）

7. 事後対応期：学びを共有し、次につなげる

イベント後の“片付け”だけでなく、次回の準備につなげる時期です。
どうしても“終わった感”が漂いますが、事務局にとってはここからが次へのスタートです。

イベントが終わっても、事務局の仕事は続きます。
報告書の作成や精算、お礼メールの送信、アンケート集計などを行い、最後まで丁寧に締めくくります。

特に大切なのは、「うまくいったこと」と「次に改善したいこと」を分けて記録すること。
「次に改善したいこと」は、気づいた人がすぐ書き留められるように、共有フォルダやスプレッドシートなどに項目を分けて残しておくと便利です。

問い合わせログや運営マニュアル、テンプレートは次回以降の大切な資産です。
たとえば、問い合わせ対応で使ったシートや、備品発注のリストを次回用に整理しておくと、同じ作業を一からやり直す手間が省けます。
こうした知識を共有・整理したものを“ナレッジ（共有できるノウハウ）”と呼びます。
誰でも参照できる形で残すことで、次のチームが安心して走り出せます。

ポイント

□報告書・精算・お礼メール・アンケート整理
□改善点と再利用する資料の整理
□引き継ぎ資料・共有フォルダの更新

ナレッジづくりの進め方や、どんな工夫で効率化できるのかは、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
🔗イベント事務局効率化のカギは「ナレッジを作ること」

まとめ：事務局は“裏方”ではなく“運営の要”

事務局の仕事は、表に出ることは少ないかもしれません。
けれども、すべての情報と人をつなぐ「軸」として、イベント全体を支えています。
問い合わせ対応ひとつ、マニュアルの1ページひとつとっても、参加者の安心を生み、現場の混乱を防ぎます。
そうした“見えない部分”の積み重ねこそが、イベントを安定して動かす力になります。
ここを整えることこそ、運営品質を高める最短ルートです。
次のイベントでは、準備のひとつひとつが「安心の仕組み」を育てていることを、ぜひ意識してみてください。
きっと、事務局の仕事が、チーム全体にとってこれまで以上に誇らしく感じられるはずです。