ジェイブ・広報担当です。

今回は、「そもそもイベント運営って何をするの？」をテーマに、大まかですが全体の流れの一例として書いています。イベントの業務は多岐に渡るため、事前準備、当日、本番終了後の3つのフェーズにわけてリスト化してみました。初めて運営に携わるみなさまにとっても、どんな準備が必要で、今後実際にどんな業務が発生してくるのかを「視える化」した記事となっております。

目次

事前準備

①企画立案

②手配

③告知・宣伝

④事務局・運営全体

イベント当日

イベント終了後

まとめ

事前準備

企画立案・各種手配・宣伝・事務局業務の大きく4つにわけることができます。イベント当日にはさまざまな不測の事態に対応する必要が出てきますので、ここであらゆる準備を済ませておくことがカギとなります。イベントは事前準備が勝負です！

◇企画立案：

・目的設定

・運営組織の立ち上げ

・ターゲット、開催形式を決める

・日程/会場を決める

・予算検討

・実施計画の作成、工程管理

◇手配：

・会場予約

・宿泊/食事

・輸送/送迎

・各種備品

◇告知や宣伝：

・媒体の検討

・ターゲットに合わせた集客

◇事務局・運営全体：

・運営マニュアルの作成(警備位置やゾーニング、各種対応フローを含む)

・参加者管理(エントリー、発表原稿などの事前提出物、各種案内)

・問い合わせ対応

イベント当日

いよいよ本番です。具体的な当日の業務は以下の通りですが、意外と忘れられがちな成功へのポイントは、運営チームの「熱量」。スタッフのオリエンテーションでは、1つのチームとしてモチベーションをあげていくことも大切になります。

開場時間になったら来場者にも気を配りながら進行していきます。事前に組んだ対応フローでも網羅できないイレギュラーが発生してしまうこともあるでしょう。ひやひや、ドキドキものですが、笑顔を意識！トラブルには迅速に対応し、延焼を回避することも重要です。

・会場設営、撤去

・進行管理/ステージ進行

・スタッフ/ボランティアの管理、オリエンテーション

・受付/案内誘導/問い合わせ対応

・入退場管理/警備

・VIP対応

・プレス対応

・配布物

・記録映像/写真

・アンケート回収

イベント終了後

ただイベントを実施してそれでおしまいとならないよう、良かった点・改善が必要な点を洗い出し、次回の運営に生かしていきます。また、参加者や来場者へのフォローアップとしてお礼のメールを送ったり、イベントのダイジェスト版や各種資料を配信したりします。

・運営の振り返り

・アンケートやイベント結果の分析

・参加者へのフォローアップ

まとめ

・イベント運営の業務は、事前準備・イベント当日・終了後の3つのフェーズにわけることができる

・イベントの成功は準備段階でほぼ決まると言っても過言ではない

特に、イベント運営において、企画段階の最初に行う「目的設定」は非常に重要です。過去のブログで配信していますので、知りたい方はこちらをご覧ください。